「取引先の資料が間違っているから指摘したいんだけど、それって失礼にならない？」
「指摘をやわらかい言い方にしてビジネスメールを送る方法を教えて！」
誰しもミスはあります。
ですので、ミスを責めるのではなく、指摘してあげることが大切です。
ただ、気軽に言い合える相手なら「ここ、間違ってるよ」と指摘することができますが、ビジネスだとそうもいかないですよね。
本記事では、指摘という言葉をやわらかい言い方にしてビジネスメールを送る方法を紹介します。
取引先の方にメールするときは、どうやって指摘するか迷っちゃうかも。
編集者・綾瀬
そうだね。 どんな言葉だと指摘をやわらかい表現にできるのか、分かりやすく紹介していくね。
アウトプット編集長
ビジネスメールは一般のメールとは異なるから、適切な言葉を知っておかなければならない。
指摘をやわらかい言い方でメールするとどんな言葉になる？
きっと、あなたは「指摘をやわらかい言い方にできれば、その言葉を使ってメールするだけで問題が解決する」と思っていませんか？
実は、それは半分正解で、半分間違っています。
考えてみてください。
指摘という言葉に、そもそもいい意味はあるのでしょうか？
そもそも、指摘にいい意味はあるのかを考えよう
たとえば、「ちょっと！ここ間違ってるよ！」と強く言われたら、誰でも嫌な気分になりますよね。
では、指摘をやわらかい言い方にできれば、相手は嫌な気分にはならないのでしょうか？
実は、どんな優しい言葉で指摘したところで、指摘された相手はいい気分ではいられません。
その理由は以下のとおりです。
- 自分に非があったとしても、自分の情報を否定されている
- 間違った情報を相手に教えていた恥ずかしさがある
この2つの思いがあるため、指摘された相手は穏やかな気分ではいられないわけですね。
ですので、指摘をやわらかい言い方に直すだけではなく、相手の気持ちに配慮した言葉を添える必要があるんです。
どんなにやわらかい表現を使ったとしても、間違いを指摘した時点で相手を傷つけることになります。アウトプット編集長
大事なのは、その間違いをいかに相手のせいではなく、自分のせいにできるかが重要なんです。
以上、指摘の意味について解説しました。
指摘にいい意味がないことを理解しておけば、どんなビジネスメールを作成すればいいかが見えてくるはずです。
ビジネスメールは指摘の言い換えだけではなく、前置きの文章が重要
指摘の意味が理解できたところで、いよいよビジネスメールにも使える指摘の言い換えを紹介していきますね。
指摘の言い換えで重要なのは、いかに相手の間違いを自分のせいのように表現できるかどうかです。
たとえば、「この文章、何度読んでも意味が分からないのですが？」と取引先の方にメールしてしまったら、たとえ相手の間違えだったとしても、取引先の方を怒らせてしまいますよね。
そういうときは、「私の理解不足で申し訳ないのですが」とか「私の理解の及ばない点がございまして」と前置きの文章を書いておけば、自分のせいであることをアピールしつつ、相手の間違いを指摘することができます。
他にも、第三者に指摘の責任を負わせる言い換えもあります。
たとえば、「〇〇という意見もあるようでして」という文章を指摘したあとに添えておけば、間違いを指摘したのは自分ではないように見せることができますよね。
こういった前置きの文章をビジネスメールに使っておけば、指摘をやわらかい表現に見せることができるようになります。
相手の間違いを指摘する場合、ビジネスメールの冒頭は「ご無礼を承知で申し上げますが」とつけておけば、最小限の礼儀は守ることができます。 あとは、相手が間違っている内容によっても異なりますが、最後には自分のせいか第三者のせいで終わっておけば、どんな指摘であっても相手を傷つけずに済ませることができます。アウトプット編集長
以上、指摘するときのビジネスメールの書き方について解説しました。
これから仕事をするうえで、こういったビジネスメールの用語が分からずに困ってしまうことがあるはずです。
そういうときのために、1冊持っておくと便利な書籍を紹介しておきますね。
ビジネスメールの用語が分からないときに読んでおきたいオススメの書籍
「こんなとき、どんな文章でメールすればいいんだろう？」
「ビジネスメールのテンプレートが知りたい！」
仕事をしていたら、こういったビジネスメールに関する悩みってありますよね。
そういうときは、ぜひ参考になる書籍を1冊もっておくといいです。
イラッとされないビジネスメール 正解 不正解
イラッとされないビジネスメール 正解 不正解は、ビジネスメールの書き方で正解と不正解が分かりやすく解説された書籍です。
この書き方さえ覚えておけば、取引先の相手を不愉快にさせることはなくなります。
そのまま使える! ビジネスメール文例大全
そのまま使える! ビジネスメール文例大全は、ビジネスメールのテンプレートがそのまま記載されている参考書です。
この1冊さえあれば、あなたはもうビジネスメールの内容を考える必要がなくなります。
まとめ
どんな理由があっても、やっぱり指摘されると相手は気分が悪くなってしまいます。
ですので、いかに思いやりのある言葉で包んであげられるかが重要なんです。
ぜひ、ここで覚えた指摘のやわらかい表現を参考にしてみてくださいね。
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